Trust Your Team – Bukber 1111 Anak Yatim & Dhuafa


Pelajaran berharga kepanitiaan prolead kali ini bagi saya adalah bagaimana mempercayai tim. Mempercayai orang lain akan sangat sulit ketika kita tidak mengerti kapabilitas mereka atau ketika kita merasa lebih mampu daripada mereka. Satu hal yang harus digarisbawahi adalah sekali seorang koordinator mempercayakan sebuah tugas kepada anggota timnya, maka dia harus mempercayainya, tentu saja dengan tetap melakukan fungsi koordinasi dua arah. Mempercayai disini artinya tidak begitu saja menyerahkan tugas-tugas tanpa memeriksa progressnya. Jadi cek dan kroscek tetap diperlukan sebelum acara diselenggarakan, bukan ketika acara hendak dimulai. Ketika acara akan dimulai, rencana seharusnya dipahami oleh semua anggota tim.

Kemarin adalah event terbesar dalam tahun ini sekaligus terkacau dalam 10 tahun terakhir. Tepat hari sabtu kemarin, Prolead dan otoritas ITS mengadakan acara buka bersama 1111 anak yatim dan dhuafa. Inti acaranya adalah buka puasa bersama dan pembagian bingkisan berupa peralatan sekolah. Sebenarnya tidak susah, dan acaranya cukup sederhana. Tingkat kesulitannya ada pada besarnya jumlah bingkisan dan massa yang harus dikoordinir, apalagi 1111 pesertanya adalah anak-anak (well, you know kids).

Saya diamanahi sebagai sie acara yang bertugas menentukan plotting acara dan detail run down. Awalnya saya pikir hanya diamanahi sebagai penanggung jawab bingkisan. Tetapi ya sudahlah, I’ll try to do my best.

Overall acara berjalan sesuai garis besar  jadwal yang telah saya buat. Kesalahannya adalah ada pada detail. Satu hal yang tidak pernah saya perkirakan adalah bahwa ternyata tim inti kepanitiaan ini belum membaca run down yang telah saya kirimkan kepada mereka. Bahkan ketua panitia pun tidak memahami jadwal dan pembagian tim serta pembagian tugas yang telah saya plot. God, this is disaster. Hal ini mengakibatkan beberapa orang men-take-over di beberapa detail dan meyakinkan saya bahwa rencana di run down yang telah saya buat tidak akan berhasil dan lebih baik mempercayakan saja kepada mereka. This is what I called lack of trust, you shouldn’t do that in the middle of the event especially if you don’t understand the run down. Padahal pada run down tersebut telah saya pikirkan bagaimana agar setiap tim memiliki tugasnya masing-masing dan tidak ada double job. But in that day, everybody is taking over the plan. I think is okay if you improvise, but you can improvise only with your job,not anybody else’s, because it will change all the plan. Maybe it is because of me. I think if someone else make the plan, they will stick with the plan instead of changing it. To be honest I little bit shock with the situation when anybody else is trusting themselves and not stick with the run down. One more thing that can make an event chaos is lack of discipline. If I know that no one is trusting me, I will say no with this project and I won’t accept this job. Believe me next time I won’t.

Satu hal yang harus dihindari adalah dobel tugas. Bendahara tidak seharusnya memegang amanah inti lainnya. Terlihat betapa crowdednya situasi bu bendahara yang merangkap panitia yang mengkoordinasi panti asuhan pada hari H. Sehingga pasti akan ada salah satu tugas yang dinomorduakan, padahal pada hari H semua tugas meminta untuk dinomorsatukan.

Secara teknis perlengkapan yang seharusnya ada tapi tidak muncul adalah : karpet extra untuk beranda depan, handy talkie, dan megaphone. Tanpa handy talkie, saya terpaksa harus mondar-mandir seperti seterika ketika panitia meninggalkan handphone mereka di suatu tempat dan tidak mendengar nada dering. Tanpa megaphone, anak-anak akan mengabaikan instruksi Anda. Believe me, it’s true, I mean in that kind of situation.

Well, the good side is I can hangout with few friends that seldom show up at the meeting. Dan tentu saja saya mendapat banyak pelajaran penting. Terimakasih buat semua rekan panitia atas ke-guyub-annya. Terimakasih buat cak aan dan roma atas beberapa ‘pelajaran’ konyolnya. Terimakasih buat adik-adik mahasiswa dari BEM dan JMMI yang sudah mau di minta-i bantuan. Mohon maaf buat semuanya jika banyak kekurangan dari saya.

Good idea and plan, never complete without good execution. Good leader won’t complete with good team.

event bukber 1111 yatim & dhuafa IKA ITS & Rektorat ITS
event bukber 1111 yatim & dhuafa IKA ITS & Rektorat ITS
sebagian panitia Prolead, me in red shawl
sebagian panitia Prolead, me in red shawl

 


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s